Plan uw seizoenswisselingen in retail met deze 8-weken strategie
Geen stress, geen vertraging, geen gemiste deadlines. Zo rolt u uw volgende seizoenscampagne feilloos uit over al uw verkooppunten.
Seizoenswisselingen zijn kritieke momenten voor retail. Nieuwe collecties, verse promo-uitingen, en gecoördineerde roll-outs over tientallen of honderden verkooppunten – het moet allemaal tegelijk gebeuren, op tijd, en zonder fouten.
Eén verkeerde timing en uw campagne start vertraagd. Eén winkel die oude materialen nog toont terwijl de rest al nieuw seizoen draait? Dat kost omzet en schaadt uw merkimago.
Toch gaat het bij de meeste retailers regelmatig mis. Waarom? Omdat seizoenswisselingen complexer zijn dan ze lijken. En omdat één zwakke schakel in de keten – van goedkeuring tot distributie – de hele planning kan laten ontsporen.
Deze gids helpt u uw volgende seizoenswissel stressvrij te plannen. Met een heldere 8-weken strategie die rekening houdt met alle valkuilen die u wilt vermijden.
Waarom seizoenswisselingen vaak mislukken
Voordat we in de planning duiken, eerst de harde waarheid: de meeste seizoenswisselingen lopen vertraging op. Niet omdat het concept slecht is, maar omdat de uitvoering hapert.
Dit zijn de vier grootste valkuilen:
Te late planning: materialen zijn niet op tijd beschikbaar
U denkt zes weken van tevoren te starten. Maar tegen de tijd dat artwork is goedgekeurd, productie is afgerond en materialen zijn gedistribueerd, blijkt het te krap. Uw campagne start een week te laat – of slechts gedeeltelijk.
Het probleem: Productietijden voor POS-materialen variëren tussen 5 en 14 werkdagen, afhankelijk van complexiteit en drukte. Maar als u ook nog goedkeuringsrondes, correcties en distributie meeneemt, loopt u al snel tegen 6-8 weken aan.
Onderschatting van productietijden bij piek-seizoenen
December, februari, juni – dit zijn drukke maanden voor drukwerk en fulfilment. Als iedereen tegelijk campagnes wil laten produceren, zijn doorlooptijden langer en is de kans op vertragingen groter.
Het probleem: Wie geen rekening houdt met piekperiodes, komt achteraan in de rij te staan. En dat betekent vertraging die u niet meer kunt inhalen.
Distributie-chaos: niet alle winkels krijgen materialen op tijd
Ook als productie op tijd klaar is, kan het nog misgaan bij de distributie. Verkeerde aantallen, incomplete leveringen, of winkels die materialen te vroeg of te laat ontvangen – het gebeurt vaker dan u denkt.
Het probleem: Zonder strakke coördinatie en één partij die het overzicht houdt, ontstaat er versnippering. En versnippering leidt tot inconsistentie in uw uitstraling.
Geen plan voor retourlogistiek van oude materialen
U heeft nieuwe materialen klaar, maar uw winkelpersoneel weet niet wat ze met de oude spullen moeten doen. Gevolg: oude en nieuwe campagnematerialen hangen door elkaar, of oude materialen blijven hangen omdat niemand ze ophaalt.
Het probleem: Retourlogistiek wordt vaak als bijzaak gezien, maar is cruciaal voor een nette wissel. Zonder duidelijk plan blijft uw winkel rommelig en onduidelijk.
De 8-weken planning voor perfecte seizoenswisselingen
Acht weken klinkt als veel. Maar ervaring leert dat dit de minimale tijd is om een seizoenswissel zonder stress en vertragingen uit te rollen. Vooral als u met meerdere verkooppunten werkt en de campagne brandschoon wilt starten.
Hier is de week-voor-week breakdown:
Conceptfase – Start vroeg, voorkom problemen
Dit is het moment waarop veel merken te laat beginnen. Maar juist deze fase is cruciaal. Want hier legt u de basis voor alles wat volgt.
Wat u doet:
- Bepaal campagnevisualisatie en boodschap. Welke boodschap wilt u overbrengen? Welke visual identity past bij het seizoen? Dit is het moment om creatief en strategisch na te denken.
- Inventariseer benodigde materialen per verkooppunt. Loop door uw verkooppunten en maak een lijst: welke winkels hebben posters nodig? Waar komen displays? Welke locaties draaien speciale promoties en hebben dus extra materiaal nodig?
- Maak een lijst van formaten en aantallen. Hoe meer detail, hoe beter. Denk aan: A3-posters, vloerstickers, shelf-wobblers, displays, raamstickers, enzovoort. En dan per winkel of winkeltype.
Hiermee voorkomt u dat u halverwege de productie ontdekt dat u iets vergeten bent. Of erger: dat u moet bijbestellen en daardoor vertraging oploopt.
Betrek uw fulfilment-partner hier al bij. Zij hebben ervaring met wat wel en niet werkt in de praktijk, en kunnen u adviseren over logistiek haalbare oplossingen.
Productiefase – Van idee naar tastbaar materiaal
De creatieve fase is afgerond. Nu gaat het om uitvoering. En hier komt vaak de eerste vertraging: goedkeuringen.
Wat u doet:
- Artwork finaliseren en goedkeuren. Zorg dat alle stakeholders – van marketing tot productmanagement tot legal – hun goedkeuring geven. En doe dit in één gestructureerde ronde, niet in drie losse rondes via e-mail.
- Start productie (drukwerk, displays, signage). Zodra artwork is goedgekeurd, gaat productie van start. Wacht hier niet mee. Elke dag vertraging in deze fase betekent een dag minder buffer later.
- Regel opslag indien nodig voor gefaseerde roll-out. Plant u een gefaseerde lancering (bijvoorbeeld eerst flagship stores, dan de rest)? Zorg dan voor tijdelijke opslag van materialen zodat alles niet tegelijk hoeft te worden gedistribueerd.
Goedkeuringen zijn vaak de grootste bron van vertraging. Uit onderzoek blijkt dat 92% van marketeers goedkeuringsvertragingen als belangrijkste reden voor gemiste deadlines noemt. Door hier strak op te sturen, wint u kostbare tijd.
Stel een vaste deadline voor goedkeuringen en communiceer duidelijk wat er gebeurt als deze deadline niet wordt gehaald: ofwel vertraging in de lancering, ofwel doorgang zonder finale goedkeuring. Dit helpt stakeholders prioriteit te geven aan hun review.
Logistieke voorbereiding – Alles klaar voor de switch
Productie loopt. Nu is het tijd om de distributie voor te bereiden. Want ook al zijn materialen op tijd klaar, als distributie niet goed geregeld is, loopt het alsnog mis.
Wat u doet:
- Plan distributie per winkel/regio. Welke winkels krijgen wanneer welke materialen? Maak een gedetailleerd distributieschema, zodat iedereen weet wat er wanneer gebeurt.
- Brief winkelpersoneel over nieuwe materialen. Stuur instructies naar uw winkels: wat komt er aan, hoe moet het worden opgehangen, en wat moeten ze doen met oude materialen? Hoe duidelijker uw instructies, hoe soepeler de wissel verloopt.
- Regel retourlogistiek voor oude seizoensmaterialen. Maak afspraken over ophaling van oude materialen. Idealiter gebeurt dit tegelijk met de levering van nieuwe materialen – dat scheelt tijd en voorkomt rommel in de winkel.
Deze fase lijkt administratief, maar is cruciaal voor een nette uitvoering. Winkelpersoneel moet weten wat er van hen verwacht wordt, anders blijven oude materialen hangen of worden nieuwe materialen verkeerd opgehangen.
Kies voor één fulfilment-partner die zowel levering van nieuwe materialen als ophaling van oude materialen regelt. Dit voorkomt miscommunicatie tussen meerdere partijen en maakt de wissel efficiënter.
Distributie & uitvoering – De campagne gaat live
Dit is de beslissende fase. Alles wat u de afgelopen weken heeft voorbereid, komt nu samen. En als u goed heeft gepland, verloopt dit soepel.
Wat u doet:
- Store-by-store levering volgens planning. Elk verkooppunt krijgt op het afgesproken moment de juiste materialen geleverd. Geen verrassingen, geen ad-hoc oplossingen.
- Ophalen van oude materialen tijdens levering nieuwe. In één beweging wisselt u oud voor nieuw. Dit bespaart tijd, voorkomt dat oude materialen in de winkel blijven hangen, en zorgt voor een strakke uitvoering.
- Real-time updates over status per locatie. U wilt weten of alles volgens plan verloopt. Zorg voor een systeem (of een contactpersoon) die u updates geeft over welke winkels al zijn gewisseld en waar eventuele problemen zijn.
De beste planning is niets waard als de uitvoering hapert. Door real-time inzicht te hebben, kunt u snel bijsturen als er onverwachte problemen opduiken.
Plan leveringen niet op maandag of tijdens piekdrukte in winkels (zoals zaterdagen). Kies rustige momenten waarop winkelpersoneel tijd heeft om materialen netjes op te hangen.
Livegang & evaluatie – Controleer en leer
Uw campagne is live. Maar uw werk is nog niet klaar. Dit is het moment om te controleren of alles goed is gegaan – en om te leren voor de volgende keer.
Wat u doet:
- Campagne live in alle verkooppunten. Alle winkels draaien nu de nieuwe campagne. Een gecoördineerde start versterkt uw merkbeleving en maximaliseert impact.
- Controleer op correcte implementatie. Doe steekproeven: zijn materialen overal correct opgehangen? Zijn oude materialen verwijderd? Is de uitstraling consistent?
- Verzamel feedback voor volgende seizoen. Vraag uw winkelpersoneel en uw fulfilment-partner: wat ging goed, wat kan beter? Deze inzichten maken uw volgende seizoenswissel nóg soepeler.
Elke seizoenswissel is een kans om te leren. Door systematisch feedback te verzamelen, verbetert u continu uw proces.
Pro-tips van fulfilment-experts
Na honderden seizoenswisselingen te hebben begeleid, hebben wij geleerd wat wel en niet werkt. Hier zijn vier gouden regels:
Tip 1: Start altijd 8 weken voor live-datum, niet 6
Zes weken voelt misschien als genoeg, maar in de praktijk is het krap. Vooral als er goedkeuringsrondes tussendoor komen of als productie langer duurt dan verwacht. Acht weken geeft u de buffer die u nodig heeft.
Tip 2: Bouw 1 week buffer in voor onverwachte vertragingen
Er gaat altijd iets niet volgens plan. Een artwork dat moet worden aangepast. Een leverancier die vertraging heeft. Een winkel die onbereikbaar is. Door een week buffer in te bouwen, vangt u deze onverwachte vertragingen op zonder dat uw campagne in gevaar komt.
Tip 3: Gebruik dezelfde partner voor oude én nieuwe materialen
Als één partij zowel de levering van nieuwe materialen als de ophaling van oude materialen regelt, voorkomt u miscommunicatie en is de wissel efficiënter. U heeft één aanspreekpunt, één factuur, en één partij die verantwoordelijk is voor het eindresultaat.
Tip 4: Plan niet rond feestdagen of piekperiodes in productie
December, februari en juni zijn drukke maanden voor drukwerk en fulfilment. Als u in deze periodes wilt laten produceren, reken dan op langere doorlooptijden. Idealiter plant u uw seizoenswisselingen buiten deze piekperiodes.
Praktijkvoorbeeld: Retailketen met 70 filialen
Uitdaging:
Een Nederlandse retailketen wilde binnen vier weken drie campagnes wisselen: kerstpromoties, sale-materialen en nieuwjaarscampagne. Elk filiaal had een unieke mix van materialen nodig, afhankelijk van locatie en winkelgrootte.
Oplossing:
Door gefaseerde productie, slimme opslag en gecoördineerde distributie met retour-pickup in één beweging, rolden we de campagne strak uit.
Wat we deden:
- → Week 1-2: Artwork goedgekeurd en productie gestart voor kerstmaterialen
- → Week 3: Kerstmaterialen gedistribueerd, tegelijk sale-materialen geproduceerd
- → Week 4: Sale-materialen gedistribueerd + ophaling kerstmaterialen, productie nieuwjaarscampagne
- → Week 5: Nieuwjaarscampagne gedistribueerd + ophaling sale-materialen
Resultaat:
Alle 70 filialen kregen op tijd de juiste materialen. Geen enkele winkel had vertraging. En door slim te combineren, bespaarde de keten 15% op logistieke kosten ten opzichte van drie losse campagnes.
De les: Met een strak plan en één aanspreekpunt kunt u zelfs complexe wisselingen in korte tijd foutloos uitvoeren.
Veelgemaakte fouten bij seizoenswisselingen
Zelfs met een goed plan kunnen er dingen misgaan. Dit zijn de vijf meest voorkomende fouten – en hoe u ze vermijdt:
✗ Fout 1: Te optimistische doorlooptijden
Het probleem: U gaat ervan uit dat productie in 5 dagen klaar is, maar vergeet goedkeuringsrondes, correcties en logistiek. Voor u het weet, bent u twee weken verder.
Reken altijd met minimaal 2-3 weken voor productie én distributie. En voeg daar een week buffer aan toe.
✗ Fout 2: Geen rekening houden met piekdrukte bij drukkers
Het probleem: U wilt produceren in december, maar iedereen wil dat. Gevolg: langere doorlooptijden en hogere kosten.
Plan uw productiemomenten buiten piekperiodes. Of start extra vroeg als u niet om een piekperiode heen kunt.
✗ Fout 3: Distributie niet afstemmen op winkelpersoneel-beschikbaarheid
Het probleem: Materialen worden geleverd op maandag, maar winkelpersoneel heeft die dag geen tijd om alles op te hangen. Of materialen komen aan tijdens de drukste winkeldag, waardoor ze dagenlang onuitgepakt blijven liggen.
Stem leveringen af op rustige momenten in de winkel. En communiceer vooraf duidelijk wanneer materialen komen en wat er van het winkelpersoneel wordt verwacht.
✗ Fout 4: Geen plan voor opslag van oude materialen
Het probleem: Oude materialen worden opgehaald, maar niemand weet waar ze naartoe moeten. Of ze blijven in de winkel liggen omdat er geen ophaalafspraak is gemaakt.
Maak vooraf afspraken over retourlogistiek. Laat oude materialen ophalen tijdens de levering van nieuwe materialen. En bespreek of materialen hergebruikt, gerecycled of vernietigd moeten worden.
✗ Fout 5: Materialen produceren zonder rekening te houden met transportvolume
Het probleem: U bestelt grote displays die perfect zijn voor uw campagne, maar vergeet dat ze niet in een standaard bestelbus passen. Gevolg: hogere transportkosten of zelfs vertraging omdat speciaal transport moet worden geregeld.
Denk al in de ontwerpfase na over logistiek. Hoe worden materialen verpakt? Passen ze in standaard transport? Zijn ze makkelijk te monteren in de winkel? Uw fulfilment-partner kan u hier vroegtijdig over adviseren.
Checklist: Is mijn seizoenswissel goed gepland?
Voordat u uw volgende seizoenswissel inzet, doorloop deze checklist. Als u alle vragen met "ja" kunt beantwoorden, bent u goed voorbereid.
- Start ik minimaal 8 weken van tevoren?
Zo niet: verschuif uw livegang of accepteer risico's. - Heb ik rekening gehouden met productie-piekperiodes?
Check bij uw drukker of fulfilment-partner wanneer hun drukste periodes zijn. - Is mijn distributie gecoördineerd met winkelbeschikbaarheid?
Plan leveringen op rustige momenten en communiceer vooraf met uw winkels. - Heb ik een retourplan voor oude materialen?
Regel ophaling tijdens levering van nieuwe materialen voor maximale efficiëntie. - Heb ik één aanspreekpunt voor de volledige wissel?
Werk met een fulfilment-partner die alles uit handen neemt – van productie tot distributie tot retourlogistiek.
Maak van uw volgende seizoenswissel een succes
Seizoenswisselingen hoeven geen bron van stress te zijn. Met de juiste planning, duidelijke afspraken en één betrouwbare partner kunt u elke campagne strak en op tijd uitrollen – zonder gedoe.
Bij Service Bureau Jansen hebben we bijna 100 jaar ervaring in het perfect timen van campagnes. Van drukwerk tot opslag tot store-by-store distributie: wij regelen het allemaal. Zodat u zich kunt focussen op wat echt belangrijk is: een sterke campagne die uw doelgroep raakt.
Bespreek uw campagne met onze specialistenVeelgestelde vragen over seizoenswisselingen
Kan een seizoenswissel in minder dan 8 weken?
Ja, maar alleen bij hele simpele campagnes met weinig verkooppunten en standaardmaterialen. Voor grotere retailketens met 10+ verkooppunten raden we 8 weken aan om voldoende buffer te hebben.
Wat als mijn artwork pas laat wordt goedgekeurd?
Dan loopt uw planning vertraging op. Daarom is het cruciaal om goedkeuringsprocessen strak te bewaken en deadlines vooraf helder te communiceren. Overweeg om met voorlopige artwork al voorproductie te starten, zodat u alleen nog de finale aanpassingen hoeft door te voeren.
Hoe voorkom ik dat winkels te laat zijn met ophangen van materialen?
Door heldere instructies, visuele handleidingen en door leveringen te plannen op rustige momenten. Ook helpt het om winkelpersoneel vooraf te informeren over wat er komt en hoeveel tijd het ophangen ongeveer kost.
Wat als één winkel het niet redt op tijd?
Zorg voor een escalatieplan. Welke winkels zijn prioriteit (bijvoorbeeld flagship stores of high-traffic locaties)? En wie neemt de beslissing als één winkel vertraging dreigt op te lopen? Door dit vooraf af te spreken, kunt u snel handelen.
Is gefaseerde lancering beter dan alles tegelijk?
Dat hangt af van uw merk en campagne. Gefaseerd kan zinvol zijn als u wilt testen (eerst een paar winkels, dan de rest), of als u regionaal verschillende promoties draait. Voor merkbeleving en impact is een gecoördineerde lancering vaak sterker.